Datenschutzrichtlinie für ROOOMS Moers

Zuletzt aktualisiert: Montag, 01. Dezember 2025, 18:06 Uhr

Datenschutzhinweise für Mitglieder von ROOOMS NRW

1. Verantwortlicher

ROOOMS NRW

vertreten durch C'magne GmbH

Eurotec-Ring 15, 47445 Moers

E-Mail: hello@roooms.nrw

Website: https://www.roooms.nrw

Vertreten durch: Susanne Kunath

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, um die Angebote von ROOOMS NRW bereitzustellen und zu verwalten. Dazu gehören insbesondere:

Vertragsanbahnung und -abwicklung (Mitgliedschaft, Buchungen, Rechnungen, Kommunikation)

Bereitstellung der Coworking- und Coliving-Leistungen (Arbeitsplätze, Eventflächen, Meetingräume, Apartments)

Zutritts- und Sicherheitsmanagement (digitale Türschlösser, Zugangssysteme)

Abrechnung & Zahlungsabwicklung

IT- & Netzwerkbereitstellung (z. B. WLAN)

Nutzer- und Community-Management (z. B. Infos zu Events, interne Kommunikation – nur mit Einwilligung)

Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Handelsrecht)

3. Verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten je nach Nutzung:

Stammdaten

Name, Vorname

Adresse

E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Vertrags- & Nutzungsdaten

Mitgliedschaftsart, Laufzeit

gebuchte Services (Räume, Events)

Check-in-/Check-out-Daten

Zahlungsdaten

Bankverbindung, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus

Zutritts- und Sicherheitsdaten

Keycard- oder App-Zugangsdaten

Zeitstempel beim Betreten / Verlassen

ggf. Videoüberwachung (siehe Punkt 10)

Technische Daten

IP-Adresse

Daten zur WLAN-/Netzwerknutzung

Geräte-Identifikatoren

Kommunikationsdaten

E-Mails

Supportanfragen

freiwillige Community-Beiträge

4. Rechtsgrundlagen

Ihre Daten werden verarbeitet auf Basis von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

(Sicherheit, Missbrauchsprävention, Betriebsabläufe)

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

(Newsletter, Marketing, Event-Fotos)

5. Empfänger der Daten

Daten werden nur weitergegeben, wenn dies erforderlich ist:

Zahlungsdienstleister und Banken

Buchhaltung, Steuerberater

IT-Dienstleister und Hosting-Provider

Anbieter von Raum- und Zutrittssystemen

Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

Keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken.

6. Datenverarbeitung in Drittländern

Wenn externe Tools genutzt werden (z. B. Newsletter-, Buchungs- oder Community-Plattformen), kann eine Verarbeitung außerhalb der EU erfolgen.

Dies geschieht nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln (SCC) vorliegen.

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es notwendig ist:

Vertrags- & Rechnungsdaten: 10 Jahre

Zutrittsprotokolle: i. d. R. 30–180 Tage

Netzwerkprotokolle: max. 7–30 Tage

E-Mail-Kommunikation: bis Bearbeitung abgeschlossen

Daten aus Einwilligungen: bis zum Widerruf

Bewerbungs-/Interessentenanfragen: bis zu 6 Monate

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruch gegen Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DSGVO)

Kontakt zur Ausübung: hello@roooms.nrw

9. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung der Mitgliedschaft notwendig. Ohne Bereitstellung kann keine Nutzung von ROOOMS erfolgen.

10. Videoüberwachung

Falls an einzelnen Standorten Kameras eingesetzt werden:

Zweck: Sicherheit, Diebstahl- & Vandalismusschutz

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer: i. d. R. 48–72 Stunden

Bereiche: Eingangsbereiche, Flure, Außenbereiche

Keine Überwachung von Arbeitsplätzen, Toiletten oder privaten Bereichen

Hinweisschilder vor Ort informieren zusätzlich über die Überwachung.

11. Newsletter & Community-Kommunikation

Wenn Sie sich für unseren Newsletter oder digitale Community-Tools anmelden:

Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung

Abmeldung jederzeit möglich über Link oder E-Mail

Es wird das Double-Opt-In-Verfahren verwendet

12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich gesetzliche Vorgaben oder unser Angebot verändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://www.roooms.nrw verfügbar.